Overhead Cost là một vấn đề khiến khá nhiều doanh nghiệp “đau đầu” vì chủ quan. Trong kinh doanh, đây là tác nhân dễ dẫn đến hao hụt nguồn lực nhất. Vậy nhưng với những doanh nghiệp non trẻ, việc hoàn thiện quản trị chúng không phải là điều dễ dàng. Vậy Overhead Cost là gì? Làm thế nào để quản trị chúng một cách tối ưu nhất bạn có biết.
Overhead Cost là gì?
Overhead Cost không phải là một khái niệm xa lạ. Trong kinh doanh, chúng được gọi là các chi phí chung. Đây là một loại phí dễ gây tiêu hao đến nguồn lực của doanh nghiệp nhất. Đồng thời, chùn cũng rất khó để kiểm soát đối với bộ phận non nớt, chưa có kinh nghiệm. Vậy nên nghiên cứu tìm hiểu về Overhead Cost là điều bắt buộc.
Hiểu cụ thể hơn, Overhead Cost chỉ những chi phí vận hành của doanh nghiệp hàng ngày, gọi là Ongoing Business. Chúng bao gồm nhiều loại phí khác nhau, ngoại trừ phí vật liệu và nhân công. Một cách gọi khác dành cho Overhead Cost là chi phí gián tiếp. Nói đây là loại chi phí khó kiểm soát vì chúng có thể cố định hoặc tùy biến, phụ thuộc hoàn toàn vào doanh nghiệp.
Để dễ hiểu hơn, một số loại phí được xem là Overhead Cost có thể kể đến như: Các khoản phí dùng cho việc thuê mặt bằng; dùng trong sửa chữa các loại máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh, phân phối; chi phí cho quảng cáo, marketing hay bưu chính; chi phí dành cho văn phòng phẩm hoặc các lệ phí liên quan đến giấy tờ, hồ sơ pháp lý hay thuế, ….
Vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải trong quản trị Overhead Cost?
Không chỉ những doanh nghiệp non trẻ, ngay cả các ông lớn cũng không ít lần đau đầu vì Overhead Cost. Các chuyên gia kinh doanh đều khẳng định rằng, lỗi sai lớn nhất, dễ gặp nhất ở mọi doanh nghiệp chính là việc sử dụng dư thừa khi quản lý chi phí chung.
Một vài ví dụ cụ thể được nêu ra như diện tích mặt bằng thuê quá lớn so với quy mô, tốn kém cho trang thiết bị nhưng không tối ưu được hoạt động, ham vị trí đắc địa cho những mô hình sản xuất không cần thiết, … Đặc biệt, với bối cảnh lạm phát có thể vượt quá mức tiêu chuẩn, nhiều doanh nghiệp có thể sẽ “ngã ngựa” vì sự dư thừa này.
Các chuyên gia cũng khẳng định rằng vì chi phí chung dễ biến động nên việc cắt giảm là rất khó khăn. Bởi chúng có thể ảnh hưởng đến những vấn đề nhạy cảm khác, tiêu biểu là nhân sự. Do đó, nếu không có phương pháp quản trị và quản lý phù hợp, hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Các chủ doanh nghiệp thường bỏ qua chi phí chung vì không biết hoặc ngại không muốn giải quyết. Tuy vậy hậu quả về lâu dài chính là điều mà bạn sẽ không thể lường trước được đâu đấy!
>>> Tham khảo thêm: Bông Spa thiên đường làm đẹp từ hoa tươi – Tôn vinh vẻ đẹp tự nhiên
Giải pháp trị dứt điểm “cơn đau đầu” trong quản trị Overhead Cost của doanh nghiệp
Overhead Cost là “cơn đau đầu” của các doanh nghiệp trong nhiều năm qua. Thậm chí, những doanh nghiệp đã hoạt động trên thương trường lâu năm cũng bối rối trong việc quản trị chi phí chung. Thực tế, việc kiểm soát Overhead Cost là không có. Tuy nhiên chúng đòi hỏi các doanh nghiệp phải theo dõi sát sao và nhanh nhạy trong việc xác định chi phí. Cụ thể, có hai giải pháp cơ bản nhất mà mọi doanh nghiệp cần nắm chắc là:
Xây dựng Budgeting
Budgeting còn được biết đến với tên gọi là hệ thống dự báo ngân sách. Khi tiến hành xây dựng Budgeting, các doanh nghiệp đều có thể theo dõi sát sao các chi phí đầu tư. Từ đó có thể tính toán và ước chừng tương đối chính xác các chi phí có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Hoặc khi có sự biến động bất thường, kế toán cũng sẽ nhận ra ngay lập tức.
Budgeting giúp việc so sánh, đối chiếu với ngân sách định kỳ mỗi tháng trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Tại các công ty, doanh nghiệp, việc theo dõi tăng trưởng lợi nhuận gộp theo hình thức này sẽ dễ dàng đối sánh với tăng trưởng của những chi phí hoạt động đã chi trả trong khoảng thời gian nhất định.
Theo bảng hệ thống Budgeting, nếu chi phí chung bị tăng lên quá mức so với lợi nhuận gộp đối chiếu thì đây chính là báo động đỏ. Lúc này, người đứng đầu doanh nghiệp cần can thiệp và đưa ra những điều chỉnh sao cho phù hợp, đảm bảo đưa mọi thứ trở lại trạng thái cân bằng trước khi xảy ra rủi ro.
Xây dựng Activity – Based Costing
Activity – Based Costing được viết tắt là ABC. Đây là một hệ thống xây dựng rất thích hợp với mô hình hoạt động của các doanh nghiệp lớn hiện nay. Đặc trưng của hệ thống này chính là giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích chi phí ứng với từng hoạt động riêng biệt. Từ đó, việc làm báo cáo tổng kết về lãi – lỗ ứng với những hoạt động này cũng chính xác hơn.
Dựa vào hệ thống Activity – Based Costing, doanh nghiệp sẽ thấy được với mỗi loại sản phẩm hoặc đối tượng khách hàng hướng đến, chênh lệch lãi lỗ được thể hiện như thế nào. Từ sự chênh lệch này sẽ truy xuất được nguồn gốc phát sinh chi phí và đâu là các khoản rót vốn đầu tư chưa được tối ưu về hoạt động để mang lại kết quả tốt nhất.
Xây dựng hệ thống ABC phù hợp với những doanh nghiệp lớn nhưng cách triển khai lại rất phức tạp, khó khăn. Để làm được, trước hết doanh nghiệp phải có khả năng đưa ra định nghĩa cho từng khoản phí. Đồng thời cũng cần phải xây dựng được một cơ sở xác định để phân bổ những chi phí này phù hợp, chính xác.
Quản lý Overhead Cost như thế nào là hiệu quả nhất?
Vấn đề quản lý Overhead Cost vẫn luôn khiến các doanh nghiệp phải “mất ăn mất ngủ” thường xuyên. Tuy không thể tránh được 100% nhưng việc nắm bắt một số giải pháp dưới đây cũng giúp bạn có thể hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra:
Chuẩn bị một giải pháp thay thế
Tìm và chuẩn bị một giải pháp thay thế là phương pháp quản lý mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên có. Chúng sẽ giúp quá trình tính toán ít nhầm lẫn hơn. Đồng thời các quy trình nghiệp vụ cũng cần được tối ưu hóa nhằm các chốt kiểm hoạt được đảm bảo chặt chẽ hơn, tác động tích cực đến việc gia tăng hiệu quả kinh tế.
Ngoài ra, doanh nghiệp khi xây dựng phương pháp quản lý Overhead Cost cũng cần đánh giá cơ hội đem tự động quá vào các quy trình nghiệp vụ. Dưới tác động của công nghệ kỹ thuật, sự sai sót về số liệu hay hao tổn về chi phí sẽ được cải thiện khá nhiều.
Cần có sự đối chiếu giá giữa các bên cung cấp
Các doanh nghiệp trước khi ký kết nên tham khảo một list những nhà cung cấp tài năng, Từ chất lượng dịch vụ và giá công khai, bạn có thể đối chiếu và lựa chọn các loại hình dịch vụ đảm bảo về yêu cầu mà có chi phí hợp lý nhất.
Cắt giảm chi phí chung
Đây là phương pháp quản lý Overhead Cost sau cùng nếu như doanh nghiệp không thể tìm ra cách nào để tối ưu được các chi phí chìm. Đặc biệt, với những doanh nghiệp đang gặp vấn đề về tài chính thì sẽ cần lược bỏ những khoản ngân sách nào đó không quá quan trọng. Tất nhiên, đây là một giải pháp không ai mong muốn và luôn là lựa chọn cuối cùng khi bế tắc.
Overhead Cost là vốn vấn đề lớn mà các doanh nghiệp không nên chủ quan, Việc cẩn thận và theo sát ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được nhiều rủi ro và các hoạt động lâu dài sau này. Để nghiên cứu thêm nhiều vấn đề về kinh doanh khác, bạn có thể truy cập: doanhnhanonline.org
Trả lời